На какие документы ставится печать организации. Печать организации отменили. Правила заверки документов в делопроизводстве
Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.
Из статьи вы узнаете:
Для чего ставится печать на письме или другом документе
Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах ,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.
Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.
Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:
- какие типы печатей используются в организации;
- порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
- как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
- порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.
Какую ставят печать на письмах и документах
С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:
гербовые;
приравненные к гербовым;
К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.
Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.
Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
- номер свидетельства о государственной регистрации.
Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.
К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой - квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся - используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.
В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.
|
Наименование документа |
Вид печати |
|
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда |
Приравненная к гербовой |
|
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики |
Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения |
|
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств |
Приравненная к гербовой |
|
Локальные нормативные акты работодателя |
Приравненная к гербовой |
|
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы |
Простая печать (структурного подразделения) |
|
Трудовые книжки |
Приравненная к гербовой |
Место расположения печати на письме
Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.
В соответствии со стандартом, оттиск - обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.
В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.
Читайте также:
Какое письмо заверяется печатью
В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать , заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:
- на документах, удостоверяющих права предъявителя;
- на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
- в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.
Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:
- является гарантийным;
- подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
- устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.
Нужна ли печать на официальном письме
Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.
Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.
Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких - простая.
Ставить ли печать на сопроводительном письме
Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;...» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.
Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.
Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги - это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.
Печать благодарственных писем
Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.
Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах - каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
Кнам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" - спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" - интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" - сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям - их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам - изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле
Штамп
- это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер
- штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле
- это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя - там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях - вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, - договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми
считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы - круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть - одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу - она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
| На каких документах какие печати ставить |
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень
документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию
печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда - простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет - самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах - Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки - на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника - на внутренней стороне обложки;
- при увольнении - после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп - если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".
Лариса САНКИНА ,
Доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
- Кадровое делопроизводство и Трудовое право
Реквизит 25 «Оттиск печати» . В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются печати двух видов:
· главная (гербовая или фирменная ) печать,
· простые печати структурных подразделений (10).
Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.
Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002).
Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла. Гербовой печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.
Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах.
Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов. Существует перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН).
Расположение оттиска главной печати по отношению к названию должности и личной подписи должностного лица определено в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418). Оттиск печати должен быть хорошо читаемым и захватывать только окончание наименования должностного лица, подписавшего документ. Наложение печати на личную подпись недопустимо (11).
Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования - организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме - не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.
По характеру материалов, из которых изготовлены печати, они делятся на каучуковые и металлические.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы .
18.5. Отметки на документах как отражение этапов
их прохождения и исполнения
Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Отметку располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа. Реквизит состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.
Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителем, руководителем службы кадров, делопроизводства и др.).
Начальник Протокольного сектора Личная подпись Л. И. Иванов
На копии исходящего письма, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.
При пересылке копии в другие организации заверительную копию удостоверяют печатью организации. При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяют печатью того отдела (сектора), где хранится подлинный документ. На таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать управления делами, канцелярии, протокольного сектора и т. п.
Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» указывает на лицо, составившее документ. В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется лишь один способ оформления реквизита: инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:
В.А. Петров
Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам. Деловой этикет предписывает обращение к незнакомому должностному лицу либо по имени и отчеству, либо по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа». Предлагаемый ГОСТом способ оформления реквизита исключает возможность первого варианта обращения (инициалы не несут необходимой информации). Второй вариант обращения (только по фамилии) не всегда удобен, в особенности если фамилия исполнителя не склоняется (Черных, Ломинаго, Шевченко и др.). Поэтому в реквизите допустимо вместо инициалов указать полностью имя и отчество исполнителя (12).
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Телефон обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.
В ответных письмах можно указать не только номер телефона, но и номер кабинета, если получатель письма изъявит желание лично встретиться с человеком, подготовившим документ. В междугородных письмах перед номером служебного телефона обозначается в скобках код города.
Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. В состав реквизита включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также словаВ дело № с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.
Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или при помощи специального нумератора в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможно проставление отметки на оборотной стороне листа.
Реквизит состоит из названия организации (или структурного подразделения), куда поступил документ; даты его получения и входящего регистрационного номера. Отметка о времени поступления при необходимости может содержать указание на часы и минуты. Наименование организации указывается, как правило, в сокращенном виде.
03.01.2008 № 001
Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» является отметкой (колонтитулом), которая проставляется в нижней части каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Обычно в имени файла отражается его содержание, а также имеются сведения об именах и датах. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.
Контрольные вопросы для самопроверки:
1) Какие документы подписывают руководитель организации и/или его заместители? В каком случае подписываются все экземпляры отправляемых документов?
2) В каком случае подписывается только первый экземпляр отправляемого документа? Какая отметка проставляется в других экземплярах документа?
3) Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись».
4) Каков порядок подписания документа в случае, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует?
5) В каком случае необходимы две или более подписей в документе? Приведите примеры документов, которые заверяются двумя подписями.
6) Допустимо ли использовать факсимильную подпись в подлиннике документа? Какими нормативными документами регламентируется применение факсимильной и электронной подписей в документах?
7) Что означает согласование документа? Назовите способы согласования.
8) Как согласуется документ, если внешних инстанций несколько?
9) Допустим ли отказ от согласования? Как оформляется реквизит «Виза согласования документа» в случаях несогласия должностного лица с содержанием документа?
10) Какие печати используются в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов?
11) Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати».
12) Как может быть оформлен реквизит «отметка об исполнителе»? Мотивируйте свой ответ.
Литература
· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.
· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.
· Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - 5-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352 с.
· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.
· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.
· Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.
· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.
· Новосёлов В.И. Юридическая сила документа //Советские архивы. 1971. № 1. С. 57-63.
· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.
· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.
· Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.
· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.
Печать для документов - куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов , отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье .
Но если фирма всё же использует собственную печать для документов - куда можно ставить ее, в какую часть листа?
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов , которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов . Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов , используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье .
Ставится ли печать на приказах организации в 2019 году? Рассмотрим правила использования этого реквизита на распорядительных документах.
Читайте в нашей статье:
Нужно ли ставить печать на приказах
Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации. Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.
Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от .
Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.
Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:
- (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
- Локальные нормативные акты организации.
- Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
- Акты и гарантийные письма.
- Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
- Архивные справки и копии документов.
- Служебные и командировочные удостоверения .
- Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.
Кто имеет право ставить печать на приказе
Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.
На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.
Какие бывают печати
Перечислим разновидности печатей:
- Гербовые . Их внешний вид регламентируется ГОСТом Р 51511-2001. Гербовые печати применяются в государственных учреждениях и организациях, имеющих право использовать символику Российской Федерации (например, нотариальные конторы).
- Приравненные к гербовым . Такие печати создаются для коммерческих организаций. На них может быть нанесен логотип либо уникальная фирменная эмблема. В любом случае на ней обязательно должны быть указаны ИНН и номер свидетельства о госрегистрации. ИП дополнительно указывает фамилию, имя и отчество, а вот логотип уже не наносится.
- Простые . Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях. Например, это печати для заверения справок, копий и выписок.
- Штампы-реквизиты для однотипных ситуаций , используемые для ускорения и повышения эффективности документооборота. Это адресные, регистрационные, с правами доступа (например, гриф «секретно») и т.д.
Для чего именно нужны печати
Сфера использования печатей регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена ). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.
Место расположения печати
Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.
Обратите внимание
Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности.
В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.
Хранение печатей
Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.
Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.
Правила заверки документов в делопроизводстве
Лучше всего, когда работодатель вводит инструкцию, регламентирующую использование печатей. Сначала устанавливается список документов, заверяемых данным реквизитом. Список не является конечным, в него можно будет внести необходимые изменения. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях.
Далее разрабатывается инструкция применения печатей. В ней указываются правила проставления, хранения и утилизации штампов, фиксируются правила хранения. Инструкция создается как дополнение к уставу организации либо как отдельный документ.
