Гарантийное письмо бланк. Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара. В каком случае пишется гарантийное письмо
Гарантийное письмо – это деловой официальный документ, который адресуется от одной стороны другой в партнерских отношениях. Текст письма чаще всего содержит намерения одного из участников выполнить свои обязательства перед партнером.
В каких случаях составляют гарантийное письмо?
Гарантийное письмо о выполнении работ
Этот вид гарантии предназначается для того, чтобы подтвердить, что работы по договору между сторонами будут выполнены. Такое письмо исполнитель составляет и предоставляет заказчику при подписании договора. Форма письма отличается от аналогичных гарантийных документов содержанием. Именно в нем излагается суть обязательств, и они должны соответствовать положениям договора:
- Номер исходящего документа и дата составления.
- Наименование получателя.
- Заголовок.
- Содержание: перечень работ, которые исполнитель обязуется выполнить, сроки, ссылка на договор между сторонами.
- Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.
В случае если обязательства, данные одной из сторон, не будут выполнены, и вторая сторона обратится с иском в суд, то гарантийное письмо также будет рассматриваться как косвенное доказательство факта наличия невыполненных обязательств.
Получите ответ юриста за 5 минут
Как правильно составить гарантийное письмо и какие реквизиты включить в него, расскажем в статье. Скачайте образцы документов, составленные экспертами.
Скачайте полезные документы:
Гарантийное письмо: чем отличается от остальных деловых писем
Существуют общие правила, по которым оформляют деловые письма. Требования к их оформлению и перечень обязательных к заполнению реквизитов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 . При этом деловые письма подразделяют по своему назначению и содержанию на несколько видов. Они бывают, например, информационными, сопроводительными, пригласительными, гарантийными.
Гарантийное письмо отличается от корреспонденции остальных видов тем, что в нем содержатся определенные обязательства, выполнение которых гарантирует отправитель. Так, он может пообещать принять на работу переводом специалиста, трудоустроенного в другой организации, осуществить оплату, своевременно вернуть полученные в кредит средства, предоставить услугу или выполнить иные действия.
Как любой документ, гарантийное письмо - пример юридически значимого содержания. Даваемые им гарантии - основание для последующих действий адресата, который может являться как юридическим, так и физическим лицом. Нарушение принимаемых на себя отправителем обязательств - повод для обращения в суд.
Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря».
Гарантийное письмо об оплате, другие виды и их особенности
До того, как написать гарантийное письмо, нужно ознакомиться с тонкостями такого рода писем, чтобы юридическая значимость документа не вызывала сомнений у получателя.
Гарантийное письмо - образец письменного подтверждения принимаемых на себя обязательств, поэтому все реквизиты, обязательные для такого рода документов должны быть заполнены. Справочные сведения об отправителе и адресная часть заполняются также, как и в общем случае, наименование документа указывать не нужно.
А вот текст гарантийного письма, в отличие от остального вида писем, содержит формулировки, описывающие принимаемые на себя отправителем обязательства, например:
- «Настоящим письмом подтверждаем …»;
- «Оплату гарантируем»;
- «Гарантируем оплату в сумме … согласно срокам, указанным в договоре №….»;
- «Гарантируем возврат кредита в соответствии со сроками уплаты, оговоренными договором…»;
- «Гарантируем возмещение амортизационных расходов…»;
- «Гарантируем, что оплата оказанных услуг будет произведена в день подписания акта приемки…».
Кроме принимаемых обязательств, в гарантийном письме указывают их объем и сроки исполнения. Если сроки исполнения оговорены подписанными ранее документами - соглашениями, договорами, счетами-фактурами, в тексте дают ссылку на эти документы с указанием их реквизитов.
Когда составляют гарантийное письмо об оплате, в справочных сведениях об отправителе или в заключительной части текста необходимо указать реквизиты его банковского счета. Все гарантийные письма, в которых содержатся обязательства финансового характера, кроме руководителя предприятия подписывает и главный бухгалтер. Если организация использует печать, подписи руководителя и главбуха нужно заверить, проставив на письме оттиск печати.
Чтобы минимизировать ошибки, которые могут возникнуть при заполнении справочных сведений и банковских реквизитов, многие организации используют бланк гарантийного письма. Любой сотрудник, даже не имеющий представления о том, как написать гарантийное письмо об оплате, образец сможет взять из альбома форм, прилагаемых к , если такой локальный нормативный акт разработать и утвердить в организации.
Как писать гарантийное письмо на оплату, образец
Понятие «гарантийное письмо» охватывает широкий круг документов, подтверждающих обязательства, добровольно принимаемые на себя отправителем. По общим требованиям, устанавливающим как пишется гарантийное письмо, оно должно содержать следующие сведения:
- адреса и реквизиты обеих сторон – отправителя и адресата;
- справочные данные об отправителе – его банковские реквизиты, контактные телефоны;
- исходящий регистрационный номер письма и дату регистрации;
- текстовую часть, содержащую гарантийные обязательства;
- должности, подписи и расшифровки подписей должностных лиц, подписавших документ;
- фамилию и контактный телефон исполнителя.
В практике бизнес-коммуницирования используют два основных вида гарантийных писем, содержащих:
- Просьбу и обязательство.
- Только обязательство.
Гарантийное письмо с просьбой и обязательством содержит заявку на выполнение работы, предоставление услуги и, одновременно, гарантии по их оплате. Такое письмо также может содержать просьбу о выдаче кредита или займа, предоставлении в аренду помещений и пр. Главное, что в нем содержится точное описание того вида работ или услуг которые необходимо выполнить или предоставить. Это описание – основание для адресата при расчете стоимости работы.
Гарантийное письмо об оплате образец с просьбой и обязательствами
Письмо также может содержать только обязательства организации-отправителя. Оно, как правило, составляется в случае, когда адресат предоставляет только один вид услуг и не требуется указывать, какая именно услуга или вид работы будут оплачены.
Пример гарантийного письма на выполнение обязательств, не содержащего просьбу
В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.
По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).
Так в каких же случаях стоит составлять гарантийное письмо? Этот вопрос решается по соглашению сторон. Одна из сторон в обязательном порядке вправе потребовать предоставить им гарантийное обязательство (например, когда поставка товаров осуществляется в кредит или не по предоплате).
В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.
К примеру, поставщик направляет в адрес покупателя претензию с требованием оплатить сумму долга по поставленному товару, с указанием того, что должник в определенные договором сроки свои обязательства не исполнил.
Действующим российским законодательством общеобязательных требований к составлению и сущности гарантийного письма не предусмотрено, тем не менее, они имеют юридический характер.
Однако, правильно и квалифицированно составлять данные письма должен уметь каждый деловой человек.
В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.
Основные требования
Составляя данную гарантию, нужно с полной ответственностью и серьезностью подойти к составлению его текста. Его содержание должно быть четким и понятным, язык деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Указывая сроки, в течение которых обязательства будут погашены, необходимо осознавать свои материальные возможности. Ведь в случае неисполнения гарантии, вы можете понести убытки в виде судебных издержек, пенни, штрафов.
Текст гарантийных писем в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
- Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
- Юридически и фактический адрес отправителя.
- Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано – получателя письма.
- Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
- Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
- Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
- Дата составления документа.
При написании письма формулировка «гарантийное письмо» не принципиально должна встречаться в тексте.
Будет также нелишним (и к тому же это вызовет доверие со стороны кредитора), если в письме будут указаны штрафные санкции за невыполнение обязательств в оговоренный срок.
Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма
Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.
Самыми подходящими будут слова и выражения:
- Гарантируем.
- Обязуемся выплатить сумму долга.
- Оплату в срок подтверждаем.
- Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии ).
- Своевременную оплату гарантируем.
- Настоящим даем гарантию.
Образцы заявлений
Образец гарантийного письма об оплате задолженности
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:
- до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
- до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
- до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.
Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/
Образец № 2
ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.
В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.
Директор _______________В. Л. Соболев
Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева
Образец № 3
10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.
Директор ______________/В.И. Иванов/
Гарантийное письмо представляет собой документ нормативного характера. Данная бумага выступает в роли гарантии, которую исполнитель предоставляет заказчику. В большинстве случаев отношения такого вида возникают между юридическими лицами. Существует множество разновидностей документов. Одной из таковых является гарантийное письмо о выполнении работ, его образец скачайте бесплатно ниже.
Заполнению бумаги следует уделить особое внимание, потому как она является важным инструментом делового общения. В данном случае гарантирует исполнение определенных обязательств по договору в виде выполнения работ.
Гарантийное письмо разрешено оформлять в свободной форме, потому как действующим Законодательством РФ не предусмотрен унифицированный бланк для заполнения. При этом необходимо придерживаться делового стиля написания и соблюдать правила русского языка.
Как написать гарантийное письмо о выполнении работ правильно
В обязательном порядке в письме должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации-отправителя и организации-получателя. Точное название фирм и ФИО директоров;
- исходящий номер документа;
- дата составления;
- основная часть. В ней указывают конкретные условия предоставления гарантии, а так же услуги, на которые она распространяется. В рассматриваемом примере автор гарантийного письма обязуется выполнить работы в конкретные сроки в соответствии с заключенным ранее соглашением или договором;
- ФИО сотрудника, составившего письмо, его подпись и печать.
Главное предназначение документа данного вида – это подтверждение выполнения определенных работ. В основном бумагу подготавливают и передают заказчику перед заключением договора. При этом в соглашении обязательно указывается список необходимых для осуществления услуг и дата завершения каждой из них.
В дальнейшем в гарантийном письме может появиться отметка о качестве выполненных работ. В этом случае характер осуществленных услуг регламентируется Законодательством РФ.
Виды оформления письма с гарантией
Гарантийное письмо может выступать в качестве заменителя других бумаг. В случае составления этого документа для гарантии выполнения работ (обязательств по договору) допустимо его использование вместе трудового договора. Чаще всего такая необходимость возникает при нецелесообразности заключения соглашения.
Важно отметить, что договор включает в себя 2 части – оферту и акцепт. Если гарантийное письмо заменяет соглашение, оно может выступать только в качестве одной из его составляющих.
- Оферта.
Оферта представляет собой некоторое предложение, направленное определенному лицу. Встречаются ситуации, когда применение оферты используется для привлечения группы адресатов. При этом в бумаге должны четко декларироваться интересы получателей.
В этом случае гарантийный документ может быть соединен с офертой только при условии, что в нем отмечены следующие действия:
- предложение оплаты услуг после их предоставления;
- предложение выполнения определенных работ;
- предложение заказать услугу.
В документе раскрываются все подробные условия сотрудничества. Это связано с тем, что он заменяет определенную часть договора. При получении такого рода письма адресат вправе согласиться на указанные в нем условия. Такое действие приравнивается к заключению договора.
- Акцепт.
Допускаются ситуации, при которых письмо выступает в роли второй составляющей части договора. Такое явление возникает при получении и принятии договорных условий, отправленных ранее. К примеру, компании поступает предложение коммерческого вида. Руководство соглашается на прописанные в нем условия на основании рекламы.
Следует отметить – если отправитель письма-акцепта принял решение об отзыве документа, сделать это рекомендуется как можно быстрее. Это необходимо для того, чтобы бумага не успела дойти до адресата, или он не предпринял какие-либо процедурные действия.
Таким образом, взять на себя гарантии по выполнению работ можно несколькими способами, одним из которых является оформление гарантийного письма, его образец представлен ниже.
Гарантийное письмо о выполнении работ - документ деловой переписки, содержащий обещание юридического или физического лица (группы лиц) выполнить определённые работы к конкретному сроку (или срокам, если работы проводятся и сдаются поэтапно).
Образец гарантийного письма о выполнении работ
Избежать ошибок в бухгалтерском учете поможет сервис . Оцените, насколько он удобен. Первый месяц использования - в подарок.
Как написать гарантийное письмо о выполнении работ
Подобные письма чаще составляются в ситуации, когда оплата за работы (частично или полностью) произведена, а к сроку их выполнить не успевают. Для того, чтобы уверить заказчика работ в своей добропорядочности и ответственности, исполнитель работ составляет гарантийное письмо.
Гарантийное письмо на выполнение работ также может составляться перед заключением договора оказания услуг/выполнения работ . В этом случае в гарантийном письме могут подробно перечисляться виды работ и сроки, к которым эти работы должны быть завершены.
Кроме обещания выполнить указанные работы, исполнитель может также гарантировать их определённое качество - например, согласно ГОСТа или СНиПа.
Форма гарантийного письма о выполнении работ содержит:
- реквизиты организации-составителя письма (если письмо составляется не на фирменном бланке предприятия или физическим лицом);
- название организации-адресата, ФИО и должность её руководителя;
- исходящий номер и дату написания;
- собственно текст письма: «Настоящим письмом гарантируем выполнение (перечисление видов работ) на объекте (адрес объекта) на основании (документ, подтверждающий правомочность сделки - договор подряда, например - его номер и дату составления);
- подпись с расшифровкой директора организации, заверенная печатью.
